RSS Twitter Facebook Flickr

ট্যালি (ধারাবাহিক) পর্ব-৪

Posted 18 August 2010 | তথ্য ও প্রযুক্তি   

এই পর্বে আমার দেখবো ট্যালিএ স্ক্রীন পরিচিত , কি ভাবে কোম্পানী তৈরি, মডিফাই বা অল্টার এবং ডিলিট করা যায়, কোম্পানী ডাটা ব্যাক আপ, রিস্টোর করা যায়।

স্ক্রীন পরিচিতঃ

ট্যালি চালু করুন।

নতুন অবস্থায কোন কোম্পানী তৈরি করা না থাকলে উপরের চিত্রের ন্যায় অবস্থা প্রর্দশিত হবে।

আর কোম্পানী তৈরি করি থাকলে নিচের চিত্রের ন্যায় অবস্থা প্রর্দশিত হবে।

ট্যালির ইন্টারফেইস এ মোট সাতটি অংশ রযেছে।

১। ট্যালি হেডার, যেখানে ট্যালির ইনফু প্রর্দশিত হয়। [Title Area]

২। হরিজেন্টাল বাটন বার [Horizontal Button Bar]

৩।বর্তমান স্টাটাস ইনফু [Bottom Pane]

৪। ট্যালি মেনু [Main Area (Gateway of Tally)]

৫। ভার্টিকেল কমান্ড বার [Hot Keys]

৬। ক্যালকুলেটার কমান্ড লাইন

৭। স্টাটাস বার।

খেয়াল করে দেখুন হরিজেন্টাল, মেনু এবং ভার্টিকেল মেনুর নাম এর আগে লাল রং এর অক্ষর প্রর্দশিত হচ্ছে, প্রর্দশিত অক্ষর গুলো হলো কী বোর্ড এ শুর্টকাট কী।

যেমনঃ ধরা যাক আপনি প্রিন্ট মেনু ব্যবহার করতে চান কী বোর্ড দিয়ে , সেক্ষেত্রে কী বোর্ড এর ALT+P কী দ্বয় একত্রে চাপুন।

এখানে উল্লেখ্য থাকে যে, যে লাল রং এর অদ্যাক্ষরের নিচে আন্ডার লাইন করা আছে, তা ব্যবহার করতে ALT চেপে ধরতে হবে এবং অন্যান্য গুলোর ক্ষেত্র্রে সরাসরি কী বোর্ড হতে অদ্যাক্ষর চাপ দিলেই হবে।

আপনি চাইলে মাউস দিয়েও সরাসরি মেনু ব্যবহার করতে পারেন।

এই পর্ব শেষে কী বোর্ড শর্টকাট তালিকা যুক্ত করা হয়েছে।

কোম্পানী তৈরি করাঃ

যদি আগে থেকে কোম্পানী তৈরি করা না তাহলে নিচের চিত্র হতে প্রথমটির মতো প্রর্দশিত হবে, আর পূর্ব থেকেই কোম্পানী তেরি করা থাকলে হট কী বার প্রর্দশিত হবে।

১। আগে থেকে কোম্পানী তৈরি করা না থাকলে Create company তে ক্লিক বা কী বোর্ড হতে শুধু C চাপুন। যদি আগে থেকে কোম্পানী তৈরি করা আছে এবং আপনি চাচ্ছেন নতুন আরো একটি কোম্পানী তৈরি করবেন, সে ক্ষেত্রে হট কী বার এর cmp info তে ক্লিক বা কী বোর্ড হতে ALT+F3 কী দ্বয় একত্রে চাপুন এবং প্রর্দশিত তালিকা হতে Create company তে ক্লিক বা কী বোর্ড হতে শুধু C চাপুন।

২। এবার কোম্পানী তৈরি জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য গুলি সংযুক্ত করুনঃ

এখানে,

directory যে পাথ দেখাচ্ছে আপনার তৈরি কৃত ডাটা, সেই পাথের ডাইরেক্টরী বা ফোল্ডারে জমা হবে।

Name: আপনার কোম্পানীর জন্য একটি নাম টাইপ করুন।

Mailing Name: কোম্পানী নাম টাইপ করে এন্টার দিলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসবে, চাইলে পরিবর্তন করতে পারেন।

Address এ স্থলে আপনি একের পর এক ডাটা যুক্ত করুন, প্রতিটি লাইনে ডাটা যুক্ত করার পর এন্টার প্রেস করুন, কাজ শেষে আর না করতে চাইলে ফাকা লাইনে একবার এন্টার প্রেস করুন।

এবার বাকি গুলো আসুন সংক্ষেপে জেনে নিই।

Statutory compliance for: এন্টার দিয়ে আসলেই আপনি ডান পাশে কিছু দেশের তালিকা পাবেন, উক্ত তালিকা হতে none নির্ধারন করুন বা আপনার দেশের নাম থাকলে তা নির্ধারন করে এন্টার দিন।

E-mail: আপনার কোম্পানীর ই-মেইল এড্রেস যুক্ত করুন।

Currency Symbol: ডি ফল্ট Rs মুছে বাংলাদেশের জন্য Tk বা আপনি যে দেশের মুদ্রা চিহ্ন ব্যবহার করতে চান তা যুক্ত করুন।

Maintain: আপনি যদি আপনার কোম্পানীর হিসাব এর সাথে ইনভেন্টরী ফিচার রাখতে চান তাহলে Accounts with inventory নির্ধারন করুন। এতে করে আপনার কোম্পানী বা প্রতিষ্ঠানের স্টকের হিসাবও রাখতে পারবেন।

Financial year from এবং Books beginning from : হতে আপনার আর্থিক বছর এবং হিসাব বছর এর তারিখ নির্ধারন করে দিন।

[এখানে উল্লেত্য যে কারবারী প্র্রতিষ্ঠানের হিসাব সবোর্চ্ছ এক বছরের জন্য হয়ে থাকে। পরবর্তী বছরের শুধু মাত্র পূর্বের বছরের ব্যালেন্স গুলো যুক্ত হয়। ]

Tally vault password : কোম্পানীর ব্যবহার করতে পার্সওয়াড প্রটেক্টশন দিতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। এতে করে কোম্পানী অপেন করতে পার্সওয়া ব্যবহার করতে হবে।

User security control: একাধিক ব্যবহারকারী কোম্পানী ব্যবহার করতে চাইলে এই ফিচার টি ব্যবহার করেত পারেন।

আপাতত No করে রাখুন।

এবার বাকি কাজ গুলো উপরের চিত্রানুসারে করে ফেলুন।

সব কাজ শেষ করে যখনই আপনি সর্বষেশ এন্টার চাপ দিলেই accept করার জন্য yes এবং no ম্যাসেজ আসবে, yes এর জন্য কী বোর্ড হতে Y প্রেস করুন।

কোম্পানী তৈরির সময় দেওয়া পাসওর্য়াড দিন। কিছুক্ষনের ভিতরেই আপনার কোম্পানী রেডি হয়ে যাবে।

৩। কোম্পানী তৈরি হয়ে গেলে , Quit বা কী বোর্ড হতে q প্রেস করে মেইন মেনু তে আসুন।

মডিফাই বা অল্টার করাঃ

১। মডিফাই বা অল্টার করার জন্য com info বা ALT+F3 চাপুন।

২। আপনার একাধিক কোম্পানী থাকলে Select company হতে যে কোম্পানীকে মডিফাই করতে চান সেটি একটিভ করে নিন।

৩। যদি বর্তমান একটিভ করা কোম্পানীকে মডিফাই করতে চান তাহলে ২ নং ধাপটি অনুসরান করতে হবে না। alter এ ক্লিক বা কী বোর্ড হতে A প্রেস করুন।

৪। এখন দেখুন কোম্পানীর সমস্ত সেটআপ ইনফরমেশন প্রর্দশিত হচ্ছে, প্রয়োজনীয় সংশোধন সেরে নিন এবং সর্ব শেষ অবস্থানে এসে এন্টার দিয়ে সেইভ করার জন্য কী বোর্ড হতে এন্টার চাপুন।

কোম্পানী ডিলিট বা মুছে ফেলাঃ

১। কোম্পানী মুছে ফেলতে চাইলে মডিফাই করার মতো ৩ নং ধাপ পর্যন্ত অনুসরন করুন।

২। এবার কী বোর্ড হতে ALT+D কী দ্বয় একত্রে প্রেস করুন।

৩। ডিলিটি করাতে চাইলে কী বোর্ড হতে Y , আর না চাইলে N চাপনু।

৪। কী বোর্ড এর Esc কী চেপে মেইন মেনু তে ফিরে আসুন।

কোম্পানী ডাটা ব্যাক আপ এবং রিস্টোর করাঃ

আপনি যখন কোন কোম্পানী তৈরি করেন , তখন তার ডাটাগুলো ট্যালি এর Data ফোল্ডারে জমা হয়। প্রথম একটি কোম্পানী তৈরি করলে Data ফোল্ডারে 10000 নামে একটি এবং এইভাবে ক্রমান্বয়ে 10002, 10003 নামে ফোল্ডার তৈরি হয়।

ব্যাকআপঃ

১। ব্যাক আপ করারজন্য আপনি আপনার ডাটা ফোল্ডারটি কে নিয়মিত সিডি , ডিভিডি, পোর্টেবল হার্ডডিস্ক, পেন ড্রাইভ বা যে কোন মিডিয়াতে কপি করে রাখতে পারেন।

২। অথবা,

হটবার মেনু হতে Com info তে ক্লিক করুন। Backup এ ক্লিক করুন।

এবার List of companies হতে যে কোম্পানীকে ব্যাকআপ করতে চান সেটি সিলেক্ট করে এন্টার দিন।

৩। ট্যালি এর ডিফল্ট ব্যাকআপ পাথ হলো A:\ । তাই কনফরমেশন ম্যাসেজ আসলে কী বোর্ড হতে N চাপুন, এতে করে দেখুন কার্সার অটোমেটিকলি source: পাথ এ চলে গেছে। এন্টার দিন destination: পাথে কার্সার আসবে। এবার আপনার ব্যাকআপ ড্রাইভ এর পাথ লিখে দিন।

যেমনঃ D drive এ ব্যাকআপ করতে চাইলে লিখুন , D:\ এবং যদি ডি ড্রাইভ এর কোন ফোল্ডারে ব্যাকআপ করে চান তাহলে লিখুন D:\your_folder_name ।

৪। এন্টার এবং এন্টার দিন , Yes এ জন্য y চাপুন।

আপনার ব্যাকআপ পাথ এ দেখুন, ফা্‌ইল তেরি হয়ে গেছে।

[টিকাঃ কোম্পানীর কোন ডাটা এন্ট্রি বা পরিবর্তন করে সবসময় এই নিয়মে ডাটা ব্যাকআপ করে রাখুন, কারন কখন যে আপনার কম্পিউটার বিগড়ে যাবেন, তখন কিন্তু মাথার চুল ছিড়া ছাড়া আর কোন কিছু করার থাকবে না। ]

রিস্টোরঃ

ব্যাকআপ করার অনুরূপ। তবে Backup এ পরিবর্তে Restore মেনুতে ক্লিক করতে হবে। কিংবা Data ফোল্ডারটি কপি যেখানে কপি করে রেখেছেন সেখান হতে ট্যালি এর Data ফোল্ডারটিতে পেস্ট করে নিন।

কী বোর্ড শর্টকাট এর তালিকাঃ

Function Key Combination

Windows Functionality Availability
F1  To select a company  At all masters menu screen 
F1 To select the Accounts Button  At the Accounting Voucher creation and alteration screen
F1 (ALT+F1) To select the Inventory Button  At the Inventory/Payroll Voucher creation and alteration screen
F1 (CTRL + F1)  To select Payroll Vouchers to alter  At the Accounting/Inventory voucher creation or alteration screen. 
F2  To change the current date  

To select company inventory features

At almost all screens in TALLY  

At the F11: Features screen 

F3  To select the company  

To select Company Statutory & Taxation features 

At almost all screens in TALLY  

At F11: Features screen 

F4  To select the Contra voucher At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F5  To select the Payment voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F6  To select the Receipt voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen
F7  To select the Journal voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F8  To select the Sales voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F8 (CTRL+F8) To select the Credit Note voucher At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F9 To select the Purchase voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F9 (CTRL+F9)  To select the Debit Note voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen
F10  To select the Reversing Journal voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen 
F10 (Ctrl + F10)  To select the Memorandum voucher  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screen
F11  To select the Functions and Features screen  At almost all screens in TALLY 
F12  To select the Configure screen  At almost all screens in TALLY 

 

Special Key Combination

Windows Functionality Availability
ALT + 2  To Duplicate a voucher At List of Vouchers – creates a voucher similar to the one where you positioned the cursor and used this key combination
ALT + A  To Add a voucher  

 
 

To Alter the column in columnar report 

At List of Vouchers – adds a voucher after the one where you positioned the cursor and used this key combination.  

Alters the column in all the reports which can be viewed in columnar format 

ALT + C  To create a master at a voucher screen (if it has not been already assigned a different function, as in reports like Balance Sheet, where it adds a new column to the report)  

 
 

To access Auto Value Calculator in the amount field during voucher entry 

At voucher entry and alteration screens, at a field where you have to select a master from a list. If the necessary account has not been created already, use this key combination to create the master without quitting from the voucher screen.  

 
 

At all voucher entry screens in the Amount field 

ALT + D  To delete a voucher  

To delete a master

To delete a column in any columnar report

(if it has not been already assigned a different function, as explained above) 

At Voucher and Master (Single) alteration screens. Masters can be deleted subject to conditions, as explained in the manual.  

All the reports screen which can be viewed in columnar format

ALT + E  To export the report in ASCII, Excel, HTML OR XML format  At all reports screens in TALLY 
ALT + I  To insert a voucher  

 
 

To toggle between Item and Accounting invoice 

At List of Vouchers – inserts a voucher before the one where you positioned the cursor and used this key combination.  

At creation of sales and purchase invoice 

ALT + L  To select the Language Configuration  At almost all screens in TALLY. 
ALT + K  To select the Keyboard Configuration  At almost all screens in TALLY.
ALT + O  To upload the report at your website  At all reports screens in TALLY 
ALT + L  To select language for Tally Interface  At almost all screens of TALLY 
ALT + M  To Email the report  At all reports screens in TALLY 
ALT + N  To view the report in automatic columns At all the reports where columns can be added 
ALT + P  To print the report  At all reports screens in TALLY 
ALT + R  To remove a line in a report  At all reports screens in TALLY 
ALT + S  To bring back a line you removed using ALT + R  At all reports screens in TALLY
ALT + U  To retrieve the last line which is deleted using Alt + R  At all reports screens in Tally 
ALT+ V  From Invoice screen to bring Stock Journal screen  At Invoice screen  Quantity Field  Press Alt + V to select the Stock Journal.
ALT + W  To view the Tally Web browser.  At all reports screens in TALLY 
ALT + X  To cancel a voucher in Day Book/List of Vouchers  At all voucher screens in TALLY 
ALT + R  To Register Tally  At almost all screens in TALLY. 
CTRL + A  To accept a form – wherever you use this key combination, that screen or report gets accepted as it is. At almost all screens in TALLY, except where a specific detail has to be given before accepting. 
CTRL + B  To select the Budget  At Groups/Ledgers/Cost Centres/ Budgets/Scenarios/Voucher Types/ Currencies (Accounts Info) creation and alteration screen
CTRL + ALT + B  To check the Company Statutory details  At all the menu screens 
CTRL + C  To select the Cost Centre  

 
 

To select the Cost Category 

At Groups/Ledgers/Cost Centres/ Budgets/Scenarios/Voucher Types/ Currencies (Accounts Info) creation and alteration screen  

At Stock Groups/ Stock Categories/ Stock Items/ Reorder Levels/ Godowns/ Voucher Types / Units of Measure ( Inventory Info)  creation/alteration screen 

CTRL+ E  To select the Currencies  At Groups/Ledgers/Cost Centres/ Budgets/Scenarios/Voucher Types/ Currencies (Accounts Info) creation and alteration screen  
CTRL + G  To select the Group  At Groups/Ledgers/Cost Centres/ Budgets/Scenarios/Voucher Types/ Currencies (Accounts Info) creation and alteration screen
CTRL + I  To select the Stock Items  At Stock Group/ Stock Categories/ Stock Items/ Reorder Levels/ Godowns/ Voucher Types / Units of Measure ( Inventory Info)  creation/alteration screen 
Ctrl + Alt + I   To import statutory masters At all menu screens 
CTRL + L  To select the Ledger  

 
 

To mark a Voucher as Optional 

At Groups/Ledgers/Cost Centres/ Budgets/Scenarios/Voucher Types/ Currencies (Accounts Info) creation and alteration screen  

At the creation and alteration of Vouchers

CTRL + O  To select the Godowns  At Stock Group/ Stock Categories/ Stock Items/ Reorder Levels/ Godowns/ Voucher Types / Units of Measure ( Inventory Info)  creation/alteration screen 
CTRL + Q  To abandon a form – wherever you use this key combination, it quits that screen without making any changes to it. At almost all screens in TALLY. 
CTRL + R  To repeat narration in the same voucher type  At creation/alteration of voucher screen 
CTRL + Alt + R  Rewrite data for a Company  From Gateway of Tally screen
CTRL + S  Allows you to alter Stock Item master  At Stock Voucher Report and Godown Voucher Report  
CTRL + U  To select the Units   At Stock Groups/ Stock Categories/ Stock Items/ Reorder Levels/ Godowns/ Voucher Types / Units of Measure ( Inventory Info)  creation/alteration screen
CTRL + V  To select the Voucher Types  

 
 

To toggle between Invoice and Voucher 

At Groups/Ledgers/Cost Centres/ Budgets/Scenarios/Voucher Types/ Currencies (Accounts Info) creation and alteration screen  

At creation of Sales/Purchase Voucher screen

 

Special Function Key Combination

Windows Functionality Availability
ALT + F1  To close a company  

To view detailed report

To explode a line into its details

To select Inventory vouchers to alter 

At all menu screens  

At almost all report screens

At almost all screens in TALLY

At the Inventory/ Payroll voucher creation or alteration screen. 

ALT + F2  To change the period  At almost all screens in TALLY 
ALT + F3  To select the company info menu  

To create/alter/shut a Company

At Gateway of Tally screen 
ALT + F4  To select the Purchase Order Voucher Type  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens 
ALT + F5  To select the Sales Order Voucher Type  

To view monthly and quarterly report  

At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens  

At almost all report screens in TALLY 

ALT + F6  To select the Rejection Out Voucher Type  

To change the Sales Order Voucher Type 

At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens
ALT + F7  To select the Stock Journal Voucher Type  

To accept all the Audit lists   

At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens  

At TallyAudit Listing screen 

ALT + F8  To select the Delivery Note Voucher Type  

To view the Columnar report

At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens  

At Ledger Voucher screen 

ALT + F9  To select the Receipt Note Voucher Type  At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens 
ALT + F10  To select the Physical Stock Voucher Type At Accounting / Inventory Voucher creation and alteration screens 
ALT + F12  To filter the information based on monetary value  At almost all report screens 
Ctrl + F1  To select payroll vouchers for alteration  At the Accounting/Inventory Voucher creation or alteration screen
CTRL + ALT + F12  Advanced Config  At Gateway of Tally

 

Key Combination used for navigation


Windows Functionality Availability
PgUp  Display previous voucher during voucher entry/alter  At voucher entry and alteration screens
PgDn  Display next voucher during voucher entry/alter At voucher entry and alteration screens
ENTER  To accept anything you type into a field.  

To accept a voucher or master

To get a report with further details of an item in a report. 

You have to use this key at most areas in TALLY  

At the receivables report – press Enter at a pending bill to get transactions relating to this bill (e.g., original sale bill, receipts and payments against this bill, etc) 

ESC  To remove what you typed into a field  

To come out of a screen

To indicate you do not want to accept a voucher or master. 

At almost all screens in TALLY. 
SHIFT + ENTER  Collapse next level details  At Voucher Register screen and Trial Balance report 
SHIFT + ENTER  To explode a line into its details  In almost all Reports:  

At a Group/Stock Group/Cost Category/Godown/Stock Category – displays Sub Groups and Ledgers/Stock Items/Cost Centres/Secondary Godowns/Secondary Stock Categories

At a Voucher – displays its entries and narration

At a Stock Item- displays its godowns and batch details

At Voucher Register screen – displays the next level details

At Trial Balance report – displays the next level details 

CTRL + ENTER  To alter a master while making an entry or viewing a report  At voucher entry and alteration screens  

At all reports 

লেখাটি শেয়ার করুনঃ
  • Print
  • Facebook
  • Yahoo! Buzz
  • Twitter
  • Google Bookmarks
  • Add to favorites
  • Google Buzz
  • Live
  • Orkut
  • email

1 Comment

  1. Posted by পলাশ মাহমুদ on 02 March 11 at 4:30am

    অসাধারন।

Leave a Reply

*